巧妙应付工厂的一些经验
1 、 如何对付态度恶劣的工厂
有的工厂负责人态度十分恶劣、狂妄,auditor 往往对这样的对手感到头痛,因为对方毕竟是一厂之首,在身份上很难跟他正面对碰,一旦发生争吵,就算有理也破坏了工作的进展。在此情形下,auditor 要弄清楚工厂为什么持这样的态度,是不在乎你公司的生意,还是对审核的本能抵触,或者是因为自信而产生的轻狂?心理学研究表明,人在愤怒和激动的时候会消耗大量的体力。所以,auditor 应该巧妙的安排工作时间,不要与他发生摩擦,尽量按兵不动,先完成次要的程序,采用“拖延”的战术。通常,到了下午的时候,他就会被自己弄得精疲力尽,无法再制造更多的干扰,那时再去检查车间、访问工人,这时他在精力上就不是你的对手了。这就是利用人体心理周期的反差,后发制人。
2 、跟随工厂人员去取资料
很多 auditor 喜欢坐在会议室里,等工厂各部门的人员把资料送上来。其实,如果采用比较主动的方法,可能会有意想不到的效果。例如,工厂送交人事记录上来后,想办法询问有没有未成年人记录、入厂考试记录、以前辞职的员工档案等,对这些之前没有预想到而未充分准备的文件,工厂不好说“没有”,当他(她)去办公室收取时,auditor 不妨跟随着一起去,这时候就有可能在他(她)的工作台上发现其它掩藏起来的资料,例如不参加验厂而另外保存的人事资料。
3 、尽量亲自操作考勤电脑
电子考勤制度给工厂提供了很大的方便,然而这种方便往往没有用在正确的地方。当auditor 要求工厂打印考勤记录时,应该以节约打印纸为由,到电脑前先看一下上面的资料。通常电子考勤的记录是 excel格式,auditor 在打开文本后,检查是不是有数据行或列被隐蔽起来了,一般超时加班的记录都藏在里面;或者看 excel 表格的 sheet2 或 sheet3,也有可能数据被处理到那里了。如果没有,点击电脑左下角“开始”,将光标移动到“文件”,这时电脑会自动显示该电脑最近使用过的文件,很有可能真实的考勤记录就放在那里。在车间、仓库的电脑道理也是一样的。
4 、 尽量单独与部门负责人谈话
在检查车间和仓库时,对车间组长、拉长,仓库保管员等提问题时,尽量先叫验厂陪同人先回避。须知每个岗位各有着重,对验厂负责人来说,他的职责是千方百计通过验厂,而对车间组长、拉长而言,他们的主要职责是管理工人,对仓库保管员而言,就是记录好物料进出。人的基本心理都是希望被他人重视,自己价值得到肯定。因而,在没有外力干预的环境下,车间组长、拉长和保管员等,他们会本能的向你证明他是严格履行他的职责的,而验厂就不是他考虑问题的出发点了。在这个时候,auditor 就应顺水推舟,让他们展示一下工作流程,他们就会自然而然的把各种平时记录都拿出来让你过目。
5 、保安岗,容易遗忘的角落
Auditor 应该检查门卫和保安岗,请他们出示平时的工作记录。通常保安记录有比较强的连贯性,而且在门卫室,很容易找到真实的请假条、辞工批准单、惩罚记录和夜间巡逻记录等。保安是工厂准备验厂的盲区,auditor 不要忽略了这个地方。
6 、 改变员工访谈的方式和态度
工人访问是“中国特色”,在东南亚国家,工人可以向 auditor 申诉一个上午,而在中国,工人们是习惯性的当“沉默的大多数。”其实,员工访问应该是整个审核中最为灵活的部分,因为没有第三人在场,又没有过程证据需要上交。多年的经验表明,访谈成功与否,开局是关键,那种外交辞令似的自我介绍是一定要冷场的。Auditor 应该发挥社交才能,改变访谈的气氛才能打破僵局,例如让工人比一比谁的手最白,手上疤痕最多的一定是底部(lasting)工人,这时就问他为什么工作不戴手套;或者试猜每个工人的籍贯,让工人感受到你的亲和力。
7 、尽量检查每一间宿舍
Auditor 检查宿舍时往往侧重于检查建筑结构和消防设备,觉得没有工人出现在宿舍里,而且需要拿钥匙开门,浪费时间做无用功。其实,宿舍是工厂准备验厂时比较难以控制的区域,如果时间允许,尽量要求工厂将每一间房门都打开检查,你可能发现里面随意丢着工人的工资条、入厂协议、厂轨、工卡、记件薄等,但是要注意,不要翻动工人的床上物品,即便工厂负责人同意也是违法的。
8 、中午吃饭时去巡视食堂
很多工厂会安排一批人回避验厂,中国人的说法,“人少好做事”。这些工人被告之不要去上班,但是往往忘了吩咐他们一句“中午也不能回来吃饭。”Auditor 在午餐时去食堂看一下,见到童工的几率比较大。
9 、不妨看一看 CCTV
现在做反恐的工厂真多,真佩服发明这玩艺的人。如果工厂有监控录像,尤其是如果在车间里安装有,auditor 可以要求检查他们的反恐记录,让他们播放 CCTV,选几个星期天让他们打开,这时就可以看到周末到底有没有上班了。以上所说的纯属个人经验。当然,每个公司的立场不同、职能不同,是否实用不能保证。但是我相信一点:真相只有一个,只要本着自信、沉着、心细、逻辑的出发点,事实终归是事实,虚假永远是虚假。