会议系统根据声场布局的不同分为圆桌会议和列席会议，主要组成分为：建声系统、扩声系统、会议系统、灯光系统、视频系统、会议同传及跟踪系统、智能中控系统。
一、会议室建声系统
会议室由于其功能的特定性，必须具有良好的语言清晰度，除了需要配备良好的音响设备外，还必须进行声学设计，提供良好的声学环境。
会议室主要是对语言的清晰度要求比较高，音响的扩声主要是中高频，多数会议我们甚至把低频切掉，为使室内的混响时间都达到要求，尽量缩短室内的混响时间，要选用吸声系数较高的吸声材料。适当使用吸声板，其低频、中频、高频的吸声系数都很高，也可选用吸声系数较高的座椅，有较大窗户的会议室 好拉上窗帘，用较低的投入达到良好的声学效果。只有声音吸收越好，反射声场越小，混响声场小了，才可以大大提高话筒的传声增益，把话筒推子推得比较高，而满足一些领导讲话时离话筒距离比较远的难题。因为大部分声音已经通过吸音材料吸收扩散掉了，而不是包在一个空间里来回反射。反之，声音吸收不好，反射声场教大，再加上领导离话筒距离比较远，话筒推子根本就推不起来，一推起来就会引起啸叫，所以会议室的强吸收，是绝对有利于提高传声增益。音响推不起来的场合一定要有足够的辅助音响，从而提高直达声，使声场达到比较理想的状态。
圆桌会议有几个致命的缺点，第一个是空间小，声音传不出去，必须采用强吸收，可是很多会议室不可能做强吸收，因为会议室是一个严肃、庄重的场合，不像电影院可以做成软包，给人感觉比较温馨，大部分都是一些大理石和刷白的水泥墙，吸音效果比较差。第二个缺点是圆桌会议话筒比较多，它一圈都是话筒，有的会议它一次开五六个，这样建声就很难做，我们必须采用手拉手会议系统限制话筒的开启数量。所以这两个缺点决定圆桌会议室是很难做的，真是想把增益做得很高的话，发言的人必须离话筒很近，人离话筒隔20-30cm效果是 好的，如果能靠近一点就更好了。
装修能做强吸收尽量做强吸收，音响和装修不是一个公司的时候，做音响的人员在出具的标书和方案书里要提到会议室和报告厅的建声装饰，一定要甲方采用强吸收。要做到吸音效果比较好。
二、会议室扩声系统
扬声器布置要合理，使每个观众席均能保证语音清晰，音质优美；扬声器的布置结合会议报告厅建筑特点综合考虑，不要影响会议报告厅其他使用功能；满足电视台、电台实况转播的需要，预留符合要求的转播接口。
三、会议室会议系统
现在的会议系统一般采用手拉手，手拉手会议系统的优点是：1、可以无限制控制话筒的数量；2、可以做视像跟踪会议系统；3、它能控制话筒开启的数量，因为话筒开启的数量越多你的增益越低，一般来说一个声场中我们很少有五六个话筒同时开启的。这样的话你出来的增益肯定很低。同时开两三个还是可以的，严格控制话筒开启的数量是提高增益比较关键性的一个指标。会议室音响系统解决方案 会议专业音箱河南安装公司
四、会议室灯光系统
由于会议时间随机性，所以室内应用人工冷光源，避免自然光。
常用灯具：三基色灯（色温K）较为适宜。
照度：A：为了确保正确的图像色调及摄像机的白平衡，照度应不低于500lux, 视器、投影电视附近的照度为50—80lux,应避免直射光。
为灯光安装漫射透镜，可以使光照充分漫射，使与会者脸上均匀光照。
安装位置要求：三基色灯不直接照射到物体及与会者，而依靠天花板对灯光的反射、漫射照亮会议室。三基色光照比较均匀，色温比较适合，价格也比较便宜，综合来说都不错。只要有会议一定要配三基色，而且还是冷光源。
光线弱时建议采用辅助灯光，但要避免直射。建议使用间接光源或从平整的墙体反射的较为柔和的光线。
避免从顶部或窗外来的顶光、侧光直接照射，此种照射会直接导致阴影。
应能分区控制其照明要求。
防火及相关照明规范要求。
大型的报告会议跟多功能剧场做的比较类似，面光耳光侧光顶光甚至天地排。
