筹备开业仪式,首先在指导思想上要遵循"热烈"、"节俭"与"缜密"三原则.所谓"热烈",是指要想方设法在开业仪式的进行过程中营造出一种欢快、喜庆、隆重而令人激动的氛围,而不应令其过于沉闷、乏味.有一位曾在商界叱咤风云多年的人士说过:"开业仪式理应删繁就简,但却不可以缺少热烈、隆重.与其平平淡淡、草草了事,或是偃旗息鼓、灰溜溜地走上一个过场,反倒不如索性将其略去不搞."
所谓"节俭",是要求主办单位勤俭持家,在举办开业仪式以及为其进行筹备工作的整个过程中,在经费的支出方面量力而行,节制、俭省.反对铺张浪费,暴殄天物.该花的钱要花,不该花的钱千万不要白花.所谓"缜密",则是指主办单位在筹备开业仪
式之时,既要遵行礼仪惯例,又要具体情况具体分析,认真策划,注重细节,分工负责,一丝不苟.力求周密、细致,严防百密一疏,临场出错.
具体而论,筹备开业仪式时,对于舆论宣传、来宾约请、场地布置、接待服务、程序拟定等五个方面的工作,尤其需要事先作好认真安排.
第一,伴随开业庆典,开业活动一般都会伴随促销活动,这是一种必不可少的宣传渠道和手段,为了打开知名度、广而告之、吸引潜在消费者.
第二,要做好来宾约请工作.开业仪式影响的大小,实际上往往取决于来宾的身份的高低与其数量的多少.在力所能及的条件下,要力争多邀请一些来宾参加开业仪式.地方领导、上级主管部门与地方职能管理部门的领导、合作单位与同行单位的领导、社会团体的负责人、社会贤达、媒体人员,都是邀请时应予优先考虑的重点.为慎重起见,用以邀请来宾的请柬应认真书写,并应装入精美的信封,由专人提前送达对手手中,以便对方早作安排.
第三,要作好场地布置工作.开业仪式多在开业现场举行,其场地可以是正门之外的广场,也可以是正门之内的大厅.按惯例,举行开业仪式时宾主一律站立,故一般不布置主席台或座椅.为显示隆重与敬客,可在来宾尤其是贵宾站立之处铺设红色地毯,并在场地四周悬挂横幅、标语、气球、彩带、宫灯.此外,还应当在醒目之处摆放来宾赠送的花篮、牌匾.来宾的签到薄、本单位的宣传材料、待客的饮料等等,亦须提前备好.对于音响、照明设备,以及开业仪式举行之时所需使用的用具、设备,必须事先认真进行检查、调试,以防其在使用时出现差错.
第四,要作好接待服务工作.在举行开业仪式的现场,一定要有专人负责来宾的接待服务工作.除了要教育本单位的全体员工在来宾的面前,人人都要以主人翁的身份热情待客,有求必应,主动相助之外,更重要的是分工负责,各尽其职.在接待贵宾时,需由本单位主要负责人亲自出面.在接待其他来宾时,则可由本单位的礼仪小姐负责此事.若来宾须为来宾准备好专用的停车场、休息室,并应为其安排饮食.
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